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Fortgeschrittene elektronische Signatur
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Vorteile elektronischer Rechnungen

Die Vorteile der elektronisch übermittelten Rechnungen sind vor allem auf der Kostenseite ersichtlich. So sind laut einer Studie der WKO Einsparungen zwischen € 3,- und € 10,- pro Rechnung möglich, wenn alle Kostenfaktoren (Porto, Tinte / Toner, Briefpapier, Kuvert, Falzen, Kuvertieren, Postaufgabe) einberechnet werden.

Um eine Rechnung korrekt lt. Signaturgesetz zu übermitteln, ist eine sogenannte fortgeschrittene elektronische Signatur notwendig. Erst diese berechtigt den Empfänger auch zum Vorsteuerabzug.

Elektronisch übermittelte Rechnungen mit fortgeschrittener Signatur gelten als Original, jeder Ausdruck davon gilt als Kopie. Die 7jährige Aufbewahrungspflicht geht daher von der Papierrechnung auf die Elektronische Rechnung über.

OFFICEMANAGERPRO bietet die Möglichkeit, die Rechnungen beim Versand direkt aus dem Programm automatisch zu signieren und im Archiv zu speichern. Hier bleiben die signierten Rechnungen für 7 Jahre gespeichert.

Dadurch müssen Sie sich weder um das Signieren noch um das Archivieren kümmern. Das erledigt OFFICEMANAGERPRO auf einfachste Art und Weise für Sie.

 

Gültigkeit der Signatur

Die Gültigkeit der Signatur kann über die Webseite der Rundfunk & Telekom Regulierungs GmbH überprüft werden.

Nicht jede Version des Acrobat Readers erkennt automatisch das Zertifikat von INTERMEDIEN e.U., mit dem die Signatur aufgebracht wird. Es kann daher vorkommen, dass folgende Warnmeldung erscheint:



Zertifikat unbekannt

Damit diese Warnmeldung nicht mehr erscheint, muss das Zertifikat den vertrauenswürdigen Zertifikaten hinzugefügt werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Möglichkeit 1:
Installieren Sie
dieses Verifikations-Plugin für Acrobat Reader und Adobe Acrobat

ODER
Möglichkeit 2:

  • In den Unterschriftsdetails auf „Zertifikatsdetails" gehen (anklicken).
  • Unter der Registerkarte „Vertrauenswürdigkeit" den Button „Den vertrauenswürdigen Identitäten hinzufügen" auswählen.
  • Den Warnhinweis mit „Ok" bestätigen.
  • Die Checkbox „Dieses Zertifikat als vertrauenswürdigen Stamm verwenden" aktivieren.
  • Die Checkbox „Zertifizierte Dokumente" und dessen Unter-Checkboxen „Dynamischer Inhalt", „Eingebettete JavaScripts mit hoher Berechtigungsstufe" und „Privilegierte Systemvorgänge (Netzwerk Drucken, Dateizugriff usw." aktivieren.
  • Mit „Ok" bestätigen.

Warum ist das so:

Adobe Acrobat Reader erkennt nur Zertifikate, die vom US-amerikanischen Unternehmen „Adobe" ausgestellt wurden. INTERMEDIEN e.U. verpflichtet sich, ein Zertifikat eines Unternehmens zu verwenden, welches von der Österreichischen Rundfunk- & Telekom Regulierungs GmbH (RTR) kontrolliert wird, einzusetzen. Diese Kontrolle hat nur die Firma A-Trust, deren Zertifikat wir führen. Weitere Informationen: http://www.a-trust.at


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